Việc xử lý tài khoản email khi nhân viên nghỉ việc cần tuân theo trình tự: “Xác nhận nhu cầu lưu giữ — Ngăn chặn truy cập trái phép — Sắp xếp việc tiếp nhận và bàn giao — Điều chỉnh cuối cùng tài khoản và quyền truy cập”. Không nên xóa tài khoản trước rồi mới tìm kiếm các email trong quá khứ, cũng như không nên chỉ thay đổi mật khẩu rồi cho rằng tất cả các thiết bị di động, ứng dụng được ủy quyền và cài đặt chuyển tiếp đã hết hiệu lực.
Các dịch vụ do hộp thư điện tử Lieqing cung cấp
Xác nhận xem địa chỉ này có được sử dụng cho các giao dịch với khách hàng, biểu mẫu trên trang web, gia hạn tên miền, đăng ký phần mềm hay khôi phục tài khoản quản trị viên hay không. Liệt kê các vấn đề liên quan đến khách hàng vẫn đang được xử lý; người có thẩm quyền của doanh nghiệp sẽ quyết định phạm vi lưu giữ và người phụ trách tiếp nhận. Trong trường hợp liên quan đến tranh chấp lao động hoặc các yêu cầu lưu trữ theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần xác nhận riêng chính sách và không được tiêu hủy tài liệu trực tiếp theo hướng dẫn chung.
Sắp xếp song song việc lưu giữ dữ liệu và truy cập vào dữ liệu đã thu hồi
Các thao tác như chặn đăng nhập, hủy phiên làm việc, thu hồi quyền truy cập của người dùng và thay đổi phương thức khôi phục được nền tảng hỗ trợ là những hành động riêng biệt. Hãy xác nhận trước các quyền quản trị viên có sẵn và phương thức lưu trữ dữ liệu, sau đó mới thực hiện thao tác cấp quyền. Quy trình chấm dứt hợp đồng chính thức của Microsoft 365 cũng phân biệt các bước như chặn đăng nhập, lưu trữ hộp thư và chuyển tiếp; các quy tắc cụ thể về tài khoản, giấy phép và lưu giữ cần được kiểm tra dựa trên gói đăng ký thực tế của doanh nghiệp.
Chọn hình thức tiếp nhận và nêu rõ danh tính
Cài đặt quyền truy cập chia sẻ, chuyển tiếp hoặc trả lời tự động theo nhu cầu. Nội dung trả lời tự động cần nêu rõ các kênh liên lạc mới để tránh tiết lộ thông tin cá nhân; người tiếp quản không được mạo danh nhân viên cũ để tiếp tục cam kết thực hiện công việc. Nếu vẫn giữ địa chỉ email cũ để nhận thư, cần ghi chép rõ người chịu trách nhiệm và thời gian kiểm tra lại, nhằm tránh tình trạng tài khoản bị bỏ trống lâu dài.
Danh sách kiểm tra sau khi bàn giao
Kiểm tra lại xem các thiết bị cũ và giấy phép của bên thứ ba đã được thu hồi hay chưa; thử gửi đến địa chỉ cũ để xác nhận liệu địa chỉ đó vẫn nhận được thông tin theo thỏa thuận hay có thông báo hợp lý nào được gửi lại; xác nhận người phụ trách mới có thể truy cập vào lịch sử cần thiết. Tiếp theo, kiểm tra lại địa chỉ liên hệ trong các thông báo trên trang web và các đăng ký quan trọng. Cuối cùng, ghi lại ngày thực hiện, người thực hiện và vị trí lưu trữ, nhưng không lưu mật khẩu trong các biểu mẫu thông thường.
