Bei der Abwicklung von E-Mail-Konten nach Ausscheiden aus dem Unternehmen sollte folgende Reihenfolge eingehalten werden: “Bedarf an Aufbewahrung bestätigen – unbefugten Zugriff verhindern – Übergabe und Übernahme organisieren – abschließende Anpassung von Konto und Berechtigungen”. Löschen Sie das Konto nicht, bevor Sie nach historischen E-Mails gesucht haben, und gehen Sie nicht davon aus, dass alle Mobilgeräte, autorisierten Anwendungen und Weiterleitungen ungültig sind, nur weil Sie das Passwort geändert haben.
Auflistung der von der E-Mail-Adresse unterstützten Dienste
Prüfen Sie, ob diese Adresse für Kundenkorrespondenz, Website-Formulare, die Verlängerung von Domainnamen, Software-Abonnements oder die Wiederherstellung von Administratorzugängen verwendet wird. Listen Sie die noch offenen Kundenangelegenheiten auf; der zuständige Verantwortliche des Unternehmens entscheidet über den Umfang der Aufbewahrung und die für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter. Bei Arbeitsstreitigkeiten oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten muss das Unternehmen gesonderte Richtlinien festlegen; die Daten dürfen nicht direkt gemäß der allgemeinen Anleitung vernichtet werden.
Parallele Planung von Datenaufbewahrung und Wiederherstellungszugriff
Die von der Plattform unterstützten Funktionen „Anmeldeblockierung“, „Sitzungswiderruf“, „Widerruf der Client-Autorisierung“ und „Änderung der Wiederherstellungsmethode“ sind unterschiedliche Vorgänge. Überprüfen Sie zunächst die verfügbaren Administratorrechte und die Art der Datenspeicherung, bevor Sie Autorisierungsvorgänge durchführen. Auch der offizielle Microsoft 365-Prozess für den Austritt aus dem Unternehmen unterscheidet zwischen Schritten wie der Sperrung der Anmeldung, der Sicherung des Postfachs und der Weiterleitung; die konkreten Regeln für Konten, Lizenzen und Aufbewahrung entnehmen Sie bitte dem tatsächlichen Abonnement Ihres Unternehmens.
Wählen Sie die Art der Übernahme aus und geben Sie Ihre Identität an
Richten Sie je nach Bedarf den gemeinsamen Zugriff, die Weiterleitung oder automatische Antworten ein. In automatischen Antworten sollten neue Kontaktmöglichkeiten angegeben werden, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen; die zuständigen Nachfolger dürfen nicht unter dem Namen des ehemaligen Mitarbeiters weiter Verpflichtungen eingehen. Wenn die alte E-Mail-Adresse weiterhin genutzt wird, sollten der Verantwortliche und der Zeitpunkt der Überprüfung dokumentiert werden, um zu vermeiden, dass das Konto langfristig unbewacht bleibt.
Checkliste für die Übergabe
Überprüfen Sie, ob alte Geräte und Lizenzen von Drittanbietern zurückgegeben wurden, testen Sie, ob die alte Adresse weiterhin wie vereinbart funktioniert oder geben Sie entsprechende Hinweise, und stellen Sie sicher, dass der neue Verantwortliche auf die erforderlichen historischen Daten zugreifen kann. Überprüfen Sie anschließend die Kontaktadressen in den Website-Benachrichtigungen und wichtigen Abonnements. Halten Sie abschließend das Datum der Maßnahme, den Ausführenden und den Aufbewahrungsort fest, speichern Sie Passwörter jedoch nicht in gewöhnlichen Formularen.
