离职邮箱应按“确认保留需求—阻止未授权访问—安排接收与接手—最后调整账号和许可”的顺序处理。不要先删除账号再寻找历史邮件，也不要只改密码就认为所有手机、授权应用和转发都已失效。
列清邮箱承载的业务
确认该地址是否用于客户往来、网站表单、域名续费、软件订阅或管理员找回。列出仍在进行的客户事项，由企业授权负责人决定保留范围和接手人员。涉及劳动争议或法定留存要求时，应由企业另行确认政策，不根据通用教程直接销毁资料。
保留数据与回收访问并行安排
平台支持的登录阻止、会话撤销、客户端授权回收、恢复方式变更是不同动作。先确认可用的管理员权限和数据保存方式，再执行授权操作。Microsoft 365官方离职流程也区分了阻止登录、保存邮箱和转发等环节；具体账号、许可和保留规则须查看本企业实际订阅。
选择接手方式并说明身份
按需要设置共享访问、转发或自动回复。自动回复应说明新的联系渠道，避免暴露人员隐私；接手人不要冒用原员工身份继续承诺业务。若保留旧地址接收邮件，记录负责人和复核时间，避免成为长期无人管理的账号。
交接后的检查清单
核对旧设备和第三方授权已回收，测试旧地址仍按约定接收或给出合理提示，确认新负责人可以查阅必要历史。再核对网站通知和关键订阅的联系地址。最终记录操作日期、执行人和保留位置，但不在普通表格里保存密码。
