续费前应分别核对正在使用的账号、停用账号、业务公共地址、别名和收费许可。员工不登录了，不代表平台已经停止计费；别名看起来像一个邮箱，也不一定占用独立许可。以管理后台和当前账单为准。
建立一张最小账号表
每行记录主地址、用途、负责人、当前状态、容量使用量及对应订阅。公共sales、info等地址单独列出接手人。不要要求员工把密码交到表里；管理员只需核对状态和分配关系。
把停用与取消计费分开
暂停登录、删除用户、移除许可和取消续费可能是不同步骤。移除前先确认数据保留、转发和业务接手方案，也要检查订单中的最小购买数量、续费周期和自动续费设置。没有账单或后台证据时，不根据人员名单估算最终金额。
确认容量与未来需求
对容量接近上限的账号，先区分可以整理的数据、必须保留的历史和新增容量需求。短期加一个账号与升级全部账号的费用影响可能不同。把增加、减少和迁移三种选择列在同一份确认单里，避免重复购买。
付款前后都要核对
付款前核对服务商、域名、套餐、数量、周期和发票信息；续费后查看后台到期状态与许可分配，并确认关键账号能够正常收发。收到付款成功邮件只证明付款提示，不代表每个账号已经获得正确权限。
