先比较官方网页邮箱、手机和电脑看到的同一封邮件，再检查各设备使用的是POP还是IMAP。POP下载及删除服务器副本的设置，可能造成邮件只留在某台电脑；IMAP同步也会受文件夹选择、同步范围和连接状态影响。
选一封新邮件作样本
记录主题、发件人和发送时间，在网页端搜索全部邮件夹。不要只看默认收件箱；分类、归档、规则移动和垃圾箱都可能改变位置。若网页端也找不到，问题已不是单纯的手机与电脑显示差异。
核对下载与保留行为
查看电脑账号类型和服务器副本保留设置。POP通常以下载为主，某些设置会取走服务器副本；IMAP更适合多设备同步，但仍需核对订阅文件夹和同步时间范围。不能仅从软件名称判断协议，因为同一软件可支持多种连接方式。
本地归档不等于服务器资料
本地文件夹、PST归档和服务器文件夹要分清。换设备前，备份本地资料并测试能打开。不要直接删除原配置，把本机唯一副本当作可以重新下载的缓存。对业务重要邮件，先确认完整可读再考虑迁移。
验收不只测试收件箱
发送一封测试信，在网页、电脑和手机核对收件位置，再检查已发送、草稿及删除行为。删除同步也需要事先了解，避免用户以为在手机上清理只影响手机。把实际操作习惯与协议选择一起说明，减少后续误会。
